Datenschutz Beschäftigte– INP Greifswald

Information zur Datenverarbeitung für Mitarbeitende des Institutes für Plasmaforschung und Technologie e.V.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie darüber, zu welchem Zweck und in welchem Umfange das INP Ihre Daten erhebt, verarbeitet oder weitergibt. Dieser Information können Sie auch entnehmen, welche Rechte Ihnen als sogenannte betroffene Person zustehen.

Die Datenschutzhinweise gelten für alle Mitarbeitende des INP. Mitarbeitende sind als Angestellten im wissenschaftlichen und administrativen Bereich, Vorstände, Doktoranden, Studierende, Praktikanten, Gastwissenschaftlicher (nachfolgend „Beschäftigte“). Im Sinne des § 26 Abs. 8 BDSG zählen hierzu insbesondere auch Bewerberinnen und Bewerber, ehemalige Mitarbeitende, zur Berufsbildung Beschäftigte sowie arbeitnehmerähnliche Personen.

1. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e.V. (INP)
Felix-Hausdorff Straße 2
17489 Greifswald
welcome@inp-greifswald.de
www.leibniz-inp.de

Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragtin:

Nadja Dahlhaus
Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e.V. (INP)
Felix-Hausdorff Straße 2
17489 Greifswald
inp-datenschutz@inp-greifswald.de

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG i.V.m. Art. 88 DSGVO.
Soweit erforderlich erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, insbesondere IT-Sicherheit).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) verarbeiten wir ausschließlich, soweit dies für die Ausübung von Rechten oder die Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeits- und Sozialrecht erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von § 26 Abs. 3 BDSG in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO sowie – soweit einschlägig – Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.
Sofern in Einzelfällen eine Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, richtet sich diese nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG. Eine solche Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

3. Kategorien verarbeiteter Daten

Personalstammdaten (Name, Kontaktdaten)
Vertrags- und Beschäftigungsdaten
Vergütungs- und Steuerdaten
Sozialversicherungsdaten
Qualifikationsdaten
Zeitwirtschaftsdaten
IT-Nutzungsdaten
Gesundheitsdaten

4. Spezielle Verarbeitungstätigkeiten

IT-Sicherheit und Schulungen:
Verarbeitung von Protokoll-, Teilnahme- und IT-Nutzungsdaten sowie personenbezogene Daten, die zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und Systemstabilität erforderlich sind oder die für die forensische Beweissicherung und zur Dokumentation bei Sicherheitsvorfällen benötigt werden.

Forschungsinformationssystem OSIRIS (CRIS System)
Verarbeitung von Daten zur Dokumentation wissenschaftlicher Tätigkeiten (z.B. Publikationen, Projektbeteiligungen, sowie Daten die zur Erfüllung interner und externer Berichtspflichten benötigt werden). Die Eingabe weiterer Angaben (z. B. Lebenslauf, Foto, ORCID-Verknüpfung) erfolgt auf freiwilliger Basis und wird nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verarbeitet und ggf. veröffentlicht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen

Weitere Informationen finden Sie in der INPzentral 2 unter Datenschutz.

5. Veröffentlichung Ihrer Daten

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit können personenbezogene Daten veröffentlicht werden, sofern dies zur Aufgabenerfüllung oder Außendarstellung des Instituts erforderlich ist.

Dienstliche Angaben (z. B. Name, Funktion und dienstliche Kontaktdaten) können insbesondere auf der Website, in Publikationen oder internen Verzeichnissen veröffentlicht werden.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 26 BDSG. Ihnen steht ein Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO zu.

Fotos von Beschäftigten werden ausschließlich auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung verarbeitet. Die entsprechenden Informationen hierzu erhalten Sie im Rahmen der Einwilligungserklärung.

6. Nutzung von KI Anwendungen

Das INP gestattet die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI)-Anwendungen für dienstliche Zwecke, sofern die internen KI-Richtlinien strikt eingehalten werden und keine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt oder eine entsprechende datenschutzrechtliche Prüfung durchgeführt wurde. Diese Richtlinien gewährleisten, dass die Nutzung von KI im Einklang mit rechtlichen Standards und ethischen Richtlinien erfolgt, und dienen dem Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen.

7. Empfänger Ihrer Daten

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn eine Rechtsgrundlage für die Übermittlung besteht. Empfänger Ihrer personenbezogener Daten können insbesondere sein :

interne Stellen
Personalvertretung
Behörden und Fördermittelgeber
externe Dienstleister (Art. 28 DSGVO)

Verarbeiten Dritte Ihre Daten in unserem Auftrag werden Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung nach DS-GVO Art 28 Abs.3. geschlossen. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können vor allem andere mit uns in Geschäftsverbindung stehende Unternehmen sein. Eine Übermittlung Ihrer Personaldaten erfolgt an unseren Dienstleister für die externe Lohnbuchhaltung. Für die Antragsstellung von Förderprojekten müssen bei geplantem namentlich bekanntem Personal ebenfalls personenbezogene Daten an den Fördermittelgeber übermittelt werden. (s. Datenschutzhinweise des BMBF in der INPzentral2). Auf Wunsch stellen wir Ihnen diese Informationen auch in Papierform zur Verfügung.

Im Einzelfall erfolgt die Übermittlung von Daten an weitere berechtigte Empfänger. Hierzu zählen z. B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Fördermittelgeber oder externe IT-Dienstleister.

Findet eine Übermittlung von Daten statt, berücksichtigen wir immer die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Empfänger nach Artikel 32 DS-GVO.

8. Drittlandsübermittlung

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer kann im Einzelfall erfolgen (z. B. im Rahmen der Nutzung von Videokonferenzsystemen oder Cloud-Diensten). In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung ausschließlich unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO. Sofern für das jeweilige Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt (z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework), erfolgt die Übermittlung auf dieser Grundlage. Andernfalls werden geeignete Garantien vorgesehen, insbesondere durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

9. Speicherdauer

Die Daten werden während des laufenden Beschäftigungsverhältnisses gespeichert, es sei denn, das berechtigte Interesse des Arbeitgebers an einer weiteren Speicherung ist weggefallen. Alle vergütungsrelevanten Daten, wie Rechnungen und Lohnabrechnungen etc., werden für 10 Jahre aufbewahrt, um den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungs- oder Auskunftspflichten zu genügen, insbes. § 147 AO. Für den Fristbeginn bei den steuerlichen Aufbewahrungspflichten ist § 147 Abs. 4 AO maßgeblich. Personenbezogene Daten in handelsrechtlichen Unterlagen werden aufgrund der Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB für die Dauer von 6 Jahren gespeichert. Nicht vergütungsrelevante Daten, soweit sie mit vertretbarem Aufwand abgrenzbar sind, werden für die Dauer der regelmäßigen Verjährungsfrist von 4 Jahren nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt, Art. 17 Abs. 3 lit. (e) DS-GVO, § 195 BGB. Die 4-jährige Speicherdauer wird auf das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO im Falle eines möglichen Rechtstreits mit der dortigen Regelverjährungsfrist von 3 Jahren begründet. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet. Zum Ablauf eines jeden Kalenderjahres wird geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte dies nicht der Fall sein, werden die Daten gelöscht. Nach anderen Vorschriften können sich längere Aufbewahrungsfristen ergeben.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht, über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten Auskunft zu erhalten (Art. 15 DSGV). Auch können Sie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen (Art. 16 DSGVO). Darüber hinaus steht Ihnen unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Löschung von Daten (Art. 17 DSGVO), das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGV) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) zu. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis von gesetzlichen Regelungen. Nur in Ausnahmefällen benötigen wir Ihr Einverständnis. In diesen Fällen haben Sie das Recht, die Einwilligung für die zukünftige Verarbeitung zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Darüber hinaus haben Sie ggfs. auch ein Widerspruchsrecht gem. Art. 21 DSGVO im Fall der Verarbeitung im Rahmen eines berechtigten Interesses. Sie haben ferner das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Werderstraße 74a
19055 Schwerin
E-Mail: info@datenschutz-mv.de
Webseite: www.datenschutz-mv.de

11. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

12. Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Die Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass die Personalakte unvollständig ist bzw. nicht alle aktuellen Informationen über Sie enthält, oder das Institut rechtliche Verpflichtungen nicht umsetzen kann, weshalb die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses ggfs. nicht erfolgen kann.

13. Änderungsvorbehalt

Durch die Weiterentwicklung unseres Institutes oder aufgrund geänderter rechtlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Wir werden Sie über Änderungen der Datenschutzbestimmungen in angemessener Art und Weise informieren.

Die jeweils aktuelle Fassung dieser Datenschutzhinweise können Sie jederzeit im Intranet des INP einsehen.